Промавтоматика - 1С:Франчайзинг в Рязани | Программное обеспечение, автоматизация предприятий, разработка, внедрение, сопровождение.
Тел/факс: (4912) 50-10-20. Эл.почта: info@1c-pa.ru
К M Д
1c

Тел./Факс: 

8(4912)50-10-20 

Новости компании » Плюсы участия бухгалтера в создании бизнес-процессов

29.10.2015

Виктор Лучков,
Лучков.jpg
эксперт-практик по внедрению систем управления бизнесом, Член Гильдии маркетологов России, ведущий эксперт и партнер консалтинговой группы «Михаил Рыбаков и партнеры», эксперт Президентской программы подготовки управленческих кадров, сертифицированный бизнес-тренер, предприниматель.   

www.victorluchkov.ru


Руководители компаний все чаще задумываются об описании бизнес-процессов. Формализацию бизнес-процессов лучше всего проводить в ходе корпоративных сессий. Сессия – это совместная работа ключевых лиц предприятия. Работа по организации деятельности компании и отдельных подразделений. На сессии участники договариваются о лучшем взаимодействии разных сотрудников компании и фиксируют свои договоренности на бумаге в бизнес-процессах. 
При подготовке к 2-3-дневной сессии мы вместе с первыми лицами компании определяем круг участников. Практически всегда бывает непросто убедить руководителя компании – пригласить на сессию представителей бухгалтерии. У руководителя возникает непонимание, чем будет заниматься бухгалтер на сессии, если он не участвует в производственных и коммерческих процессах компании. У вас так же может возникнуть закономерный вопрос: «а при чем тут бухгалтер?»

Проблемы, решаемые бизнес-процессами

Три аргумента в пользу участия бухгалтера в такой работе. Эти проблемы есть почти в каждой компании:
1. Трудности с делегированием работы с первичкой другим сотрудникам компании: оператору, кладовщику, экспедитору, менеджеру по продажам. Не правильно оформляют документы, забывают оформить, поставить нужные подписи и печати. 
2. Сложно обеспечить своевременный возврат первички по сделкам компании от клиентов и поставщиков. Это нервы, постоянная дерготня, звонки клиентам и уговоры менеджеров и закупщиков подписать документы у клиентов и поставщиков. 
3. Сложно решить проблемы с просроченной дебиторкой, уменьшить кассовые разрывы и свое участие в «выбивании долгов». 
Без совместного обсуждения руководителей и сотрудников компании с участием представителей бухгалтерии подобные проблемы не решить. На корпоративной сессии мы создаем среду, в которой ключевые люди компании включены в обсуждение общих задач и проблем. По факту, участники дискуссии быстро находят решения и договариваются о последовательности шагов и результатов в бизнес-процессе. 
Благодаря коллективной работе вы сможете: 
1. Задать правила документооборота, движения денег и ТМЦ. 
2. Организовать электронный документооборот по установленным правилам, в том числе и в программе 1С. 
3. Организовать фактическое движение денег и ТМЦ.

Правила документооборота

Во многих организациях наблюдаем похожую болячку – отсутствие понятных «правил игры». Нет правил в целом по деятельности сотрудников компании, и нет правил в узком вопросе документооборота. Сотрудники компании элементарно не знают требований к правильному оформлению документов. Ни руководители, ни представители бухгалтерии не записали и выдали эти требования работникам предприятия, не провели обучение для выработки нужных навыков. 
Решение руководства компании о переходе на управление бизнес-процессами, подразумевает создание Правил и Требований. Для формализации процессов нужны правила. Но еще сильнее правила нужны для внедрения описанных процессов в повседневную жизнедеятельность компании. 
Для сотрудников бухгалтерии – это отличная возможность навести порядок в бухгалтерском и рабочем документообороте, а также движения денег и ТМЦ.Получить реальную поддержку от первых лиц компании. 
Приведу таблицу с несколькими правилами, которые связаны с бизнес-процессами и решают проблемы, обозначенные ранее по тексту. 
 

Проблема

Правило

1. Сотрудники не знают, не умеют правильно оформлять документы

1. Бухгалтер – внутренний консультант для сотрудников компании.

2. Каждый сотрудник проходит регулярное обучение и аттестацию по оформлению рабочих и отчетных документов в рамках бизнес-процессов

2. Сотрудники забывают оформить документы, поставить подписи и печати

3. Премия сотрудника зависит от точного выполнения бизнес-процессов

3. Документы не возвращаются в бухгалтерию

4. Любой бизнес-процесс считается завершенным после полного выполнения заявки клиента, полной оплаты и закрытия всех документов.

5. Премия сотруднику начисляется по итогам завершенных бизнес-процессов.

4. Просроченная и невозвратная дебиторка

6. Отгрузка клиентам производится в рамках утвержденных лимитов товарного кредита.

7. Только сотрудник бухгалтерии имеет право подтвердить фактическое поступление денег от клиента. Ставя свою подпись, он разрешает дальнейшее исполнение бизнес-процесса.

8. Премия сотруднику начисляется по итогам полностью завершенных сделок: клиент доволен, документы закрыты, деньги от клиента 100% поступили



Эти правила универсальны и действуют для всех бизнес-процессов и для всех категорий сотрудников и руководителей. Некоторые правила можно объединить, например, 4-е, 5-е и 8-е.

Пример организации бизнес-процесса

Рассмотрим знакомую многим ситуацию. Продажа товара с доставкой клиенту (на склад, в офис или домой). Какие риски мы должны учесть при описании бизнес-процесса? 
1. Товар не понравился (не подошел) клиенту. Как правильно оформить отказ, чтобы не возникло конфликта. След на бумаге необходим и для контроля водителя-экспедитора, что он товар довез до адресата. 
2. Клиент товар принял, но документы не подписал, а экспедитор не смог (забыл) потребовать. Опять же след необходим во избежание возможных претензий со стороны клиента, а также для контроля сотрудников компании. 
3. Экспедитор оформил все документы, но никому их не возвратил. В компании не потребовали с него документы сразу, а потом про них забыли. Вспомнили, когда они потребовались в отчетный период. 
4. Экспедитор ответственный, все делает четко, документы всегда возвращает. Но однажды возникнет ситуация, когда документы будут потеряны (либо экспедитором, либо в бухгалтерии). Если в бизнес-процессе не фиксируется факт приема-передачи документов, начнутся взаимные обвинения. 

Графически такой бизнес-процесс будет выглядеть так, см. рис.1. 


стр25.jpg 

Рис.1. Блок-схема бизнес-процесса «Продажа за наличный расчет с доставкой клиенту» 
 
Когда процесс смоделирован, по необходимости можно сделать детализацию отдельных шагов процесса на подпроцессы. Далее, начинается самое интересное – обкатка бизнес-процесса и подтверждение того, что при разработке были учтены и устранены все риски. Устранение причин возможных рисков – главная выгода и мощный стимул потратить силы и время на формализацию технологии работы предприятия. 
Главная проблема во времени. Его никогда не хватает. Времени нет, чтобы остановиться и подумать «как мы работаем». Но еще меньше времени остается на внедрение нововведений. К тому же ему мешает естественное сопротивление, вызванное недоверие людей к новому. Но всегда есть выбор: каждый раз инструктировать сотрудников и контролировать каждый шаг, либо вложиться и выстроить процесс, чтобы многократно им все пользовались и «не косячили». 
Правильно выстроенные процессы обеспечивают предсказуемый результат! 






Новости компании

29 Март 2021 г. 26 марта на учёном совете Рязанского Государственного Радиотехнического Университета им. В.Ф. Уткина наградили победителей регионального тура студенческих «1С»соревнований.  подробнее
5 Март 2021 г. ГК "Промавтоматика" совместно с Рязанским Государственным Радиотехническим Университетом им. В.Ф. Уткина организовали студенческие «1С» соревнования.  подробнее
3 Март 2021 г.

1С:ГРМ для клиентов, которые хотят работать в 1С через интернет и при этом нужна серьезная кастомизация и индивидуальное сопровождение от партнера как по консультированию, так и по индивидуальному времени и необходимости обновлений , установке частоты и времени создания бэкапов.  

 подробнее
2 Март 2021 г.

Приложение «1С:Мобильная касса» является частью открытой системы решений «1С-Просто» для малого розничного бизнеса. Приложение имеет простой, интуитивно понятный пользовательский интерфейс, позволяющий легко освоить программу. 

 подробнее
1 Март 2021 г.

1С:ФРЕШ (1С:Предприятие через Интернет) предназначен, в первую очередь, для небольших и средних компаний и организаций, а также для индивидуальных предпринимателей, кому достаточно типового функционала приложений 1С и при необходимости неглобальных доработок, которые выполнит партнер "1С"  

 подробнее
28 Февраль 2021 г.

1СПАРК Риски позволяет комплексно оценивать благонадежность контрагентов и управлять налоговыми рисками. 

 подробнее

© Все права защищены. Промавтоматика. 2008 год.     Создание и поддержка сайта - LiODEN